シェアードサービス、あるいは、シュアード化という言葉をご存じだろうか。
総務や経理、購買など、グループ会社で共通の間接業務を一手に引き受けることにより効率を高める経営手法として注目されている。
業務を集約・事業体化することにより、コストセンターからプロフィットセンター化できるとあって導入する企業も多い。

A株式会社様は、電子機器・産業用機械メーカーのシェアード会社として設立され、不動産や生産設備の管理、事務用品の調達業務などのほか、 グループ企業20数社の名刺印刷も行っている。
同社がWeb名刺オーダーサービスを導入してから2年が経過、都内の本社を訪問し業務プロセスの改善やコスト削減効果について話を伺った。

「当社ではグループ企業20数社の名刺印刷を一手に引き受けている。従来は申請書ベースで依頼を受け、文字の入力から行っていた。 システム化の検討をはじめたきっかけは会社のロゴが変更になったため。これを機に名刺印刷のワークフロー全体を見直すことにした」

●名刺発注システムのみをASPで利用
同社ではWeb名刺オーダーサービスをASPとして利用しているが、これには理由がある。
通常、一般的な企業の場合は印刷設備を持っていないが、同社は社内に名刺専門の担当部署があり名刺を印刷する設備も保有している。
社内設備の有効活用もシステム選定ではポイントとなったようだ。

「複数のシステムを検討したが、欧文印刷のWeb名刺オーダーサービスは、システムのみをASPで利用できることがポイントとなった。 自社内にサーバーを置くとなると保守面での負担も大きい。ASP契約にすることで、サーバーの管理は欧文印刷にまかせ、 当社はシステムの運用と印刷に集中できる。 自社の人員や設備を有効活用できるASPは当社のニーズにマッチしていた」

●グループ企業の名刺印刷をわずか2名で運用
システム導入からおよそ2年が経過したが、同社の業務改善にはどのような変化があったのだろうか。

「発注業務に関しては、グループ各社・各部門で入力担当者を決めてもらっている。 当社で文字を入力する必要がなくなったため、トラブルは皆無になった。 また、納品までの期間が大きく短縮できたことも大きい。 システム導入前は社内便で原稿をもらってから納品するまでに約1週間程度かかっていたが、現在は注文を受けてから納品までの期間が2〜3日程度まで 短縮できている。最短では翌日納品にも対応できる」

期末や組織変更が発生すると大量の名刺を短期間で印刷しなければならないが、同社ではこのような繁忙期にも2名体制で十分まかなえているとのこと。
システム化することにより生産性が大幅に向上したようだ。

●環境にも優しい
「システム導入後は紙の使用量が大幅に減っている。これまでは申請書を当社に送ってもらうというルールだったため、1人につき1枚の用紙が必要だった。 システム導入後はWebベースでの申請に切り替わったので、紙を使うこともない。 エコロジーの観点からも有効だと考えている」

名刺発注のシステム化では、生産性やコスト削減といった部分に目を向けがちである。
同社では、システム導入により環境保護という副次的な効果も得たようだ。